Umowa najmu samochodu – Wzór [pdf] | Omówienie | Porady

umowa najmu samochodu wzór
opublikowano: 29 lipca 2021 autor: redakcja

Masz ładny samochód i chcesz go wynająć do ślubu? A może ktoś chce od Ciebie pożyczyć kampera na wakacje? Jeżeli chcesz użyczyć komuś swojego samochodu, a nie chcesz jednocześnie go sprzedawać, umowa najmu pojazdu jest dla Ciebie. 

Wynajem samochodu przypomina wynajem mieszkania. Oznacza to, że można spisać umowę, ale nie jest to obowiązkowe. Wszyscy jednak wiemy, że lepiej mieć papier w ręce. Wówczas w sytuacji, gdy któraś strona łamie warunki użytkowania zawarte w umowie, możemy użyć podpisanego dokumentu w celu wyegzekwowania naszych praw. Jak spisać umowę najmu pojazdu? Jakie informacje powinna zawierać? Jakich danych nie trzeba w niej umieszczać? Tego i wiele więcej dowiesz się z poniższego artykułu. 

Jakie dane powinna zawierać umowa najmu samochodu?

Kodeks cywilny reguluje pewne ogólne kwestie związane z wynajmem auta. Pewne dane są obligatoryjne, pozostałe pozostają w gestii stron. W poniższych paragrafach omówimy krótko poszczególne informacje, które mogą się znaleźć na umowie.

Określenie przedmiotu najmu oraz stron

Musi być wiadome, co kto i komu wypożycza. Dokładny opis przedmiotu wynajmu jest niezbędny. W przypadku samochodu należy wpisać:

  • markę i model,
  • numer rejestracyjny, 
  • numer VIN,
  • rok produkcji

Co do określenia stron:

  • jeśli stroną jest osoba fizyczna – imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania,
  • jeśli stroną jest osoba prawna – nazwa, REGON/numer KRS, adres siedziby.

Zasady eksploatowania, wydania i odebrania przedmiotu najmu

Umowa powinna też określać zasady przekazania dokumentów pojazdu – dowodu rejestracyjnego, polisy OC, karty pojazdu, kluczyków oraz dodatkowego wyposażenia.

Wykaz przekazywanych dokumentów może, ale nie musi, mieć formę załącznika. Warto sfotografować dokument przed ich przekazaniem. W przypadku umów trwających dłużej niż rok, umowa powinna także określać to, która strona ma zająć się kwestiami ubezpieczenia OC oraz przeglądu technicznego w kolejnych latach. 

Dokładne określenie okresu trwania umowy najmu

Strona wynajmująca będzie chciała zaznaczyć moment, w którym auto ma wrócić. Precyzyjne określenie tego terminu jest ważne. 

Uwaga! Zalecamy zawarcie dokładnej daty obowiązywania umowy z opcją na jej przedłużenie, zamiast wynajmowania na czas nieoznaczony. W tym drugim przypadku wypowiedzenie umowy może się okazać nieskuteczne, jeśli z najemcą nie ma kontaktu. 

Wysokość oraz zasady przekazania czynszu

Warto umieścić informację o tym, w jakiej formie ma być przekazany czynsz najmu, żeby uniknąć sytuacji, w której wynajmujący chce nam zapłacić barterem. 

Kwestie regulujące opłaty eksploatacyjne

Kto odpowiada za opłaty, części eksploatacyjne, serwis i konserwację pojazdu w trakcie obowiązywania umowy. 

Postanowienia na wypadek złamania warunków umowy

Jak wiadomo powszechnie, nie wszystkie umowy są dotrzymywane. W 2021 roku kryminalni rozbili grupę przestępczą, która wynajmowała samochody z wypożyczalni, a następnie rozbierała je na części i sprzedawała. 

Wzór umowy najmu samochodu [pdf]

Polskie prawo nie nakłada obowiązku używania określonego wzoru. Niemniej jednak śmiemy wątpić, że znajdziesz czas, by zrobić to samemu. Dlatego też załączamy gotowe wzory umowy najmu samochodu w .pdf i edytowalny w .docx.

Umowa najmu samochodu – wzór.pdf Umowa najmu samochodu – wzór.docx

Dlaczego warto spisać umowę najmu samochodu?

Spisywanie umów dla wszystkich działań, które mają skutek prawny lub wiążą się z wydatkiem lub przyjęciem płatności, jest dobrą praktyką. Jak to się mówi: “Papier wszystko wytrzyma”. 

Warto także pamiętać, że umowa słowna jest tak samo wiążąca, jak umowa sporządzona na papierze i podpisana przez obie strony. Jedyne, w czym spisana umowa jest lepsza, to precyzyjne określenie warunków umowy oraz łatwiejszy dowód w sądzie. 

W teorii do zawarcia umowy najmu wynajmującemu wystarczy słowna zgoda, czynsz i uścisk dłoni wynajmującego. W praktyce mamy wiele sytuacji (i spraw w sądzie), gdzie strony nie spisały umowy i potem któraś ze stron nie chciała dotrzymać warunków.

Kto skorzysta z umowy najmu samochodu?

Każda osoba posiadająca samochód i zdolności do czynności prawnych, może zawrzeć umowę najmu tego auta. Są jednak podmioty, dla których ten rodzaj umowy będzie szczególnie użyteczny. 

Wypożyczalnie samochodów

To raczej oczywiste. Żadna wypożyczalnia samochodów nie użyczy Ci auta bez podpisania stosownych dokumentów. Umowa najmu pozwala regulować pewne kwestie związane z użytkowaniem auta w trakcie trwania umowy. Jest to nieodzowny dokument w tym biznesie. 

Osoby fizyczne użyczające samochodu

Powiedzmy, że masz ładny samochód i Twój kolega chciałby nim pojechać do ślubu. Weźmy za przykład takiego Mercedesa S 500 L z 2013 roku.

Mercedes s 500 l autoumowa

Wiadomo, to Twój kolega, ale chcesz być ostrożny i wolisz spisać umowę najmu swojego Mercedesa. Nie chcesz na przykład, żeby kolega wracał nim po weselu. Umowa najmu posłuży Ci do określenia warunków użytkowania pojazdu, czyli np.

  • wynajmujesz na okres dwóch dni (wesele i poprawiny),
  • zaraz po poprawinach samochód należy zwrócić w stanie niepogorszonym,
  • nie można nim jeździć pod wpływem alkoholu,
  • nie można go używać w innym celu, jak dojazd do kościoła oraz z kościoła do lokalu. 

W umowie może się znaleźć więcej informacji, które zabezpieczą Twoją własność.

Załóżmy jeszcze gorszą sytuację – kolega wziął ślub i pojechał tym samochodem w podróż poślubną po Europie. Żądasz zwrotu, a on nie odbiera telefonu. Żadna z firm ubezpieczeniowych w Polsce nie oferuje polisy od przywłaszczenia. Zgodnie z polskim Kodeksem karnym przywłaszczenie i kradzież to dwa różne przestępstwa. Umowa najmu będzie dla Ciebie stanowić podstawę wystąpienia na drogę sądową. 

Inne osoby prawne użyczające samochodu

Ordynacja podatkowa w Polsce to ciężki temat. Każda próba zatajenia dochodu i oszukania fiskusa może skończyć się bardzo źle. Dlatego też firma użyczająca pojazd powinna spisać z wynajmującym umowę najmu samochodu. 

Niezależnie od charakteru prawnego wypożyczającego, umowa najmu samochodu może okazać się korzystna. Dla firmy, która wypożycza swoje auto, umowa będzie stanowić dokument księgowy, na podstawie którego można zaksięgować przychód. Najemca natomiast np. jeśli jest firmą, otrzymuje dokument księgowy i może wpuścić najem w koszty. Dla osoby fizycznej zaś będzie to miało mniejsze znaczenie, ponieważ osoby fizyczne rozliczają się z podatku dochodowego na innych zasadach. 

FAQ

  1. Czy muszę spisywać umowę najmu samochodu?

    Nie. Kodeks cywilny uznaje umowę ustną za wiążącą. Trzeba jednak mieć na uwadze, że udowodnienie jej zaistnienia może być problematyczne w sądzie w razie jakichkolwiek problemów.

  2. Czy do spisania umowy najmu potrzebny jest notariusz?

    Nie. Kodeks Cywilny nie wymaga obecności notariusza przy spisywaniu umowy najmu.

  3. Co kiedy najemca nie chce oddać samochodu?

    W przypadku wynajmu samochodu, umowa wymusza na najemcy zwrot wynajmowanego mienia. Zaniechanie tego obowiązku pozwala nam dochodzić sprawiedliwości. Najpierw powinniśmy upomnieć najemcę, aby zwrócił nasz samochód. Potem możemy przypomnieć o konsekwencjach prawnych. Na koniec zostaje pozew cywilny do sądu.