Ubezpieczenie samochodu firmowego

opublikowano: 23 listopada 2022 autor: redakcja

Właściciele pojazdów firmowych, tak jak wszyscy inni, zobowiązani są do wykupienia polisy OC. Autocasco lub inne rozszerzenia mogą dokupić, ale nie mają obowiązku ich posiadania. Czym więc różni się zakup polisy na samochód firmowy?

96% firm w Polsce to mikroprzędsiębiorstwa o zatrudnieniu do 10 osób. 2/3 z nich to jednoosobowe działalności gospodarcze. W praktyce oznacza to, że wiele firm nie może pochwalić się rozbudowaną flotą samochodową – często jest tak, że na stanie firmy znajduje się jeden pojazd, który użytkuje jej właściciel.

  • Kiedy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą możesz używać w firmie samochodu zarejestrowanego na siebie jako na osobę fizyczną,
  • Na cenę OC auta firmowego w JDG wpływa historia ubezpieczenia jej właściciela. W przypadku osobowości prawnej największe znaczenie będzie miała historia ubezpieczenia firmy.
  • Ubezpieczenie pojazdu firmowego możesz wrzucić w koszty uzyskania przychodu.
  • Zaliczanie wydatków na ubezpieczenie samochodu firmowego do kosztów uzyskania przychodu nie zależy od rodzaju użytkowania.
  • W przypadku drogich samochodów o wartości powyżej 150 000 zł (225 000 zł dla elektryków i aut napędzanych wodorem) to, jaką część składki ubezpieczeniowej możesz wrzucić w koszty prowadzenia działalności gospodarczej, oblicza się proporcjonalnie,
  • Jeśli masz wiele samochodów w firmie, możesz pokusić się o zawarcie umowy flotowej.

Przedsiębiorca, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, może zdecydować się użytkować do celów biznesowych samochód prywatny lub też zakupić samochód firmowy. Decyzja o zakupie pojazdu na firmę ma daleko idące skutki – zasadniczo auto powinno zostać wprowadzone do ewidencji środków trwałych i następnie zostać poddane amortyzacji.

Czym według ubezpieczyciela jest auto służbowe?

Z uwagi na powyższe zawiłości i fakt, że nie każdy pojazd, który jest użytkowany przez właściciela firmy, musi być samochodem firmowym, towarzystwa ubezpieczeniowe do kwestii ubezpieczania pojazdów firmowych podchodzą bardzo ostrożnie. Aby samochód został objęty ubezpieczeniem OC jako pojazd firmowy, konieczne jest wykazanie, że jest on użytkowany w celach służbowych.

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, masz możliwość udowodnienia, że pojazd jest użytkowany wyłącznie w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Prowadzenie kilometrówki czy wdrożenie regulaminu użytkowania samochodu w firmie (gdy korzystają z niego pracownicy), to przesłanki świadczące o tym, że pojazd jest używany wyłącznie w celach służbowych. W rezultacie ubezpieczyciele za pojazdy firmowe najczęściej uznają samochody:

  • użytkowane w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą (służą do celów zarobkowych)
  • użytkowane również przez zatrudnionych pracowników, a nie wyłącznie właściciela,
  • zakupione na firmę, zatem posiadające w dowodzie rejestracyjnym nazwę firmy, nie zaś dane osoby fizycznej.

Jeżeli tylko Ty korzystasz z pojazdu, który służy Ci zarówno do realizacji celów zawodowych, jak i prywatnych i który nie został zakupiony na firmę, to nie ma możliwości, aby został on uznany przez ubezpieczyciela za pojazd firmowy.

Kto może ubezpieczyć samochód firmowy?

W przypadku JDG sprawa jest prosta – właściciel i założyciel załatwia wszystkie sprawy osobiście.

Sprawa komplikuje się w przypadku pozostałych form prawnych firmy. W polskim prawie wygląda to następująco:

Forma prawna działalnościOsoba upoważniona do zawarcia umowy ubezpieczenia
Jednoosobowa działalność gosporaczaWłaściciel firmy
Spółka z o. o. Zarząd
Spółka jawnaWspólnik
Spółka akcyjnaZarząd
Spółka komandytowaKomplementariusz
Spółka cywilnaWspólnik
Opracowanie własne

Jak obliczana jest składka dla aut firmowych?

Jeżeli pojazd zostanie uznany za służbowy, pozostaje jeszcze kwestia wyliczenia wysokości składki ubezpieczenia. Towarzystwa ubezpieczeniowe najczęściej korzystają z podziału, którego dokonują w oparciu o to, kto użytkuje pojazd. Jeżeli z samochodu na stałe korzysta:

  • jeden użytkownik, to przy ustalaniu wysokości składki bierze się pod uwagę dane o pojeździe oraz informacje dotyczące kierowcy,
  • wielu użytkowników (przypisanie samochodu do użytkownika jest wykluczone), to cena polisy OC zostaje uśredniona.

Firmy, które dysponują dużą flotą pojazdów, mogą liczyć na atrakcyjne zniżki, co ma oczywiście związek z liczbą podpisywanych umów.

Ważne! Jeśli pojazd jest wykorzystywany do prowadzenia działalności gospodarczej, firma ubezpieczeniowa może chcieć nieco więcej pieniędzy za jego ubezpieczenie. Dodatkowo jeśli działalność gospodarcza obejmuje sektory, w których z założenia dużo się jeździ albo jest większe ryzyko spowodowania szkody (nauka jazdy, taxi, przedstawiciel handlowy), ubezpieczyciel może naliczyć zwyżkę.

Czy ubezpieczenie samochodu firmowego można wliczyć w koszty prowadzenia działalności?

Jeżeli tylko pojazd jest wykorzystywany w firmie, to wszystkie wydatki poniesione w związku z posiadaniem pojazdu można wrzucić w koszty uzyskania przychodu.

Ale! Jest haczyk – to, jakie koszty i w jakim stopniu możesz wpisać do KUP, zależeć będzie od rodzaju użytkowania pojazdu. Rozróżniamy trzy rodzaje użytkowania.

Rodzaj użytkowaniaNa czym polega% kosztów uzyskania przychodu
PrywatnyPojazd zarejestrowany na osobę fizyczną, ale używany w firmie20%
MieszanySamochód zarejestrowany na firmę, ale użytkowany prywatnie. Nie ma regulaminu, kilometrówki, nie składasz deklaracji VAT-2675%
FirmowySamochód zarejestrowany na firmę i używany wyłącznie w firmie. Trzeba mieć regulamin użytkowania i prowadzić kilometrówkę oraz złożyć deklarację VAT-26100%
Opracowanie własne

Ważne! Powyższe limity nie obowiązują w przypadku ubezpieczenia.

Ubezpieczenie pojazdu w leasingu

Zarówno mikro, średnie, jak i duże przedsiębiorstwa mogą skorzystać z leasingu. W Polsce samochody są najpopularniejszymi przedmiotami umów leasingowych. Idea leasingu jest prosta – leasingodawca (finansujący) oddaje w odpłatne użytkowanie przedmiot leasingu. Leasingobiorca (korzystający) użytkuje daną rzecz, uiszczając za nią opłatę.

W przypadku leasingu samochodów zainteresowane strony muszą porozumieć się w kwestii zarówno długości trwania umowy, wysokości opłat przysługujących leasingodawcy, jak i ubezpieczenia OC. Jeżeli chodzi o polisę OC, to obowiązek jej zakupu przez jedną ze stron powinien zostać zawarty w umowie – strony mają w tym zakresie pełną dowolność i tylko od nich zależy, jakie rozwiązanie wypracują.

Ponieważ leasingobiorca faktycznie jedynie użytkuje pojazdy (jest użytkownikiem, nie właścicielem), w interesie leasingodawcy leży, aby wykupione ubezpieczenie było jak najszersze. Z tego względu pojazdy w leasingu najczęściej są ubezpieczone pełnym pakietem ubezpieczeniowym, który składa się z OC, AC i NNW.

Ubezpieczenie flotowe – na czym polega?

Omówiliśmy kwestie ubezpieczenia samochodu w niewielkiej firmie, gdzie jest to stosunkowo proste. W większych firmach, które posiadają wiele samochodów, może to wyglądać nieco inaczej.

Przede wszystkim kiedy Twoja firma ma kilka pojazdów, automatycznie staje się bardziej atrakcyjnym klientem dla firmy ubezpieczeniowej. Raz, że samych polis na samochody będzie co najmniej kilka. Dwa, że skoro firmę stać na kilka samochodów, to pewnie ma dobry obrót, co z kolei rokuje na cross-selling ubezpieczeń na życie lub ubezpieczenia firmy.

Dlatego też firmy ubezpieczeniowe są skłonne proponować ubezpieczenie całej floty pojazdów, co gwarantuje im wysoki przypis składki, i niejako wymuszoną lojalność klienta.

Umowa flotowa drastycznie upraszcza całą współpracę. Stawka za ubezpieczenie OC i AC na daną kategorię pojazdów jest stała przez cały okres trwania umowy i może wyglądać na przykład tak:

  • pojazdy osobowe – OC 500 zł, AC – 2% wartości,
  • pojazdu ciężarowe o DMC do 3,5t – OC 650 zł, AC – 2,5% wartości,
  • pojazdy ciężarowe o DMC ponad 3,5t – OC 750 zł, AC – 3,5% wartości pojazdu,
  • ciągniki siodłowe – OC 5000 zł, AC – 4% wartości pojazdu,
  • pojazdy inne (ciągniki, przyczepki) – OC 100 zł, AC – 1,5% wartości.

To są przykładowe wartości, a dokładne liczby będą różnić się w zależności od wartości floty, wielkości firmy, liczby pojazdów oraz historii ubezpieczenia firmy.

To korzystne rozwiązanie z kilku względów:

  • firma może zaplanować budżet lub zakup nowego pojazdu, wiedząc z góry, ile zapłaci za ubezpieczenie,
  • przez cały okres trwania umowy składka pozostaje stała niezależnie od liczby szkód.

To, ile pojazdów musi mieć firma, aby ubiegać się o umowę flotową, zależy od ubezpieczyciela. Np. Warta i PZU mogą Ci zaproponować umowę flotową już od 5 pojazdów firmowych.

Gdzie kupić ubezpieczenie samochodu firmowego?

Aby wybrać jak najlepszą ofertę ubezpieczenia samochodu firmowego, warto zwrócić uwagę nie tylko na cenę polisy. Choć przy wyborze samego ubezpieczenia OC jest ona kluczowa, to w przypadku pakietu OC i AC będzie ona miała mniejsze znaczenie. Wówczas liczy się także dodatkowa pomoc, którą zapewnia towarzystwo ubezpieczeniowe. Przykładowo, ubezpieczyciel może zagwarantować firmie dostęp do samochodów zastępczych na czas naprawy pojazdów firmowych.

Jeżeli na stanie firmy znajduje się kilka lub nawet kilkanaście pojazdów, warto powalczyć o zniżkę. Większość towarzystw ubezpieczeniowych przewiduje atrakcyjne rabaty dla przedsiębiorców zainteresowanych podpisaniem większej liczby umów.

FAQ - najczęściej zadawane pytania o ubezpieczenie samochodu firmowego

  1. Kto może ubezpieczyć samochód firmowy?

    Osoba reprezentująca firmę w kwestii ubezpieczenia zależy od formy prawnej przedsiębiorstwa. Najczęściej jest to właściciel firmy, wspólnik lub zarząd dla spółek, ewentualnie osoba działająca na mocy udzielonego przez firmę pełnomocnictwa.

  2. Czy mogę używać prywatnego samochodu w firmie?

    Tak, ale do kosztów uzyskania przychodu będziesz mógł zaliczyć tylko część wydatków eksploatacyjnych. To jednak nie dotyczy ubezpieczenia.

  3. Czy można wliczyć ubezpieczenie auta firmowego w koszt prowadzenia działalności?

    Tak, jednak obowiązują tutaj pewne limity. Najważniejszym jest limit 150 000 zł wartości pojazdu, powyżej którego wydatki na samochód są zaliczane do KUP proporcjonalnie. Nie dotyczy to ubezpieczenia OC, ale ubezpieczeń dobrowolnych już tak.