Sposoby zawierania umów

Do zawarcia umowy dochodzi na skutek złożenia zgodnego oświadczenia woli wszystkich stron. Dział II Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny poświęcony jest możliwym sposobom zawierania umów. Przepisy wskazują, iż istnieją aż cztery drogi – tryb ofertowy, negocjacje, aukcja oraz przetarg. Czym charakteryzują się wymienione sposoby zawierania umów? Przeczytaj.

Zawarcie umowy polega na porozumieniu stron (złożeniu oświadczenia), które ustalają wzajemne obowiązki i prawa i deklarują ich przestrzeganie. Strony, po osiągnięciu kompromisu w kluczowych kwestiach, wyrażają swoją wolę, godzą się na warunki zapisane w umowie (akceptują jej treść). Aby umowa była skuteczna, zawiera się ją w formie wymaganej przez prawo. Umowa jest zobowiązaniem, ale też narzędziem chroniącym interesy stron – dlatego kluczowa jest wiedza o możliwych formach i sposobach jej zawierania.

Czym jest umowa?

Umowa lub inaczej kontrakt jest porozumieniem przynajmniej dwóch stron, które ustalają wzajemne prawa i obowiązki. Jest to czynność prawna, polegająca na złożeniu przez strony oświadczeń woli (konsens). Zawieranie umów regulują przepisy prawa.

Ważne! Umowy regulują stosunki cywilnoprawne, administracyjne, międzynarodowe. Postanowienia umowy to ustalenia dotyczące tego, co która strona ma zrobić, czego ma prawo się domagać.

Najważniejsze cechy umowy:

• wielostronność – musi być zawarta przez przynajmniej dwie strony;
• konsens – zgodne oświadczenia woli (zgoda stron na ustalone warunki);
• określenie praw i obowiązków – zapisy umowy określają, co strony mają zrobić, czego mogą się domagać;
• ważne narzędzie w obrocie gospodarczym, ale też życiu codziennym – regulują stosunki cywilnoprawne, międzynarodowe (umowa sprzedaży, darowizny, najmu, zlecenia itp.).

Zasada swobody umów pozwala na dowolne kształtowanie kontraktów, zgodnie z potrzebami stron, pod warunkiem że nie są one niezgodne z przepisami prawa.

Celem zawierania umów jest ochrona interesów stron – w przypadku naruszenia jej postanowień, sprawa może zostać przekazana do sądu. Aby umowa była wiążąca, musi spełnić warunki:

• zgodność z przepisami prawa;
• dobrowolność stron;
• określenie przedmiotu.

Umowa może być zawarta w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej, aktu notarialnego. W prawie polskim funkcjonuje podział umów na nazwane (sprzedaży, najmu, zlecenia – uregulowane przepisami Kodeksu cywilnego), nienazwane (umowa faktoringu – opiera się na ogólnych zasadach prawa cywilnego) i mieszane (łączą w sobie elementy umowy nazwanej i nienazwanej).

Jakie są sposoby zawierania umów?

Kodeks cywilny wyróżnia cztery sposoby zawierania umów. Przepisy regulujące znajdziemy w II dziale Zawarcie umowy. Do zawarcia porozumienia może dojść na drodze złożenia oferty, podczas negocjacji, ale też aukcji i procedury przetargowej. Czym różnią się od siebie i jakie są ich najważniejsze cechy?

Oferta – na czym polega tryb ofertowy?

Zgodnie z zapisami Kodeksu cywilnego ofertą jest oświadczenie woli złożone przez jedną stronę drugiej stronie.

§ 1. Oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy.

art. 66 Kodeks cywilny, Definicja oferty

Warto jednak zauważyć, że propozycja będzie ofertą, jeśli jest precyzyjna, jasna, stanowcza, zawiera istotne postanowienia i jest skierowana do konkretnego adresata. W przeciwnym wypadku nie będzie to oferta, a jedynie zaproszenie do zawarcia umowy.

Tryb ofertowy zawierania umów wprowadza wyraźny podział ról między stronami – jedna z nich (oferent) formułuje ofertę (składa propozycję), druga natomiast godzi się na warunki, odrzuca je lub proponuje wprowadzenie zmian (adresat/oblat).

W ofercie może być podany termin, w jakim adresat powinien zadecydować, czy ją przyjmuje. Jeśli termin nie został określony, a ofertę złożono w obecności drugiej strony, przestanie być ona obowiązująca, jeśli nie będzie przyjęta niezwłocznie.

§ 2. Jeżeli oferent nie oznaczył w ofercie terminu, w ciągu którego oczekiwać będzie odpowiedzi, oferta złożona w obecności drugiej strony albo za pomocą środka bezpośredniego porozumiewania się na odległość przestaje wiązać, gdy nie zostanie przyjęta niezwłocznie; złożona w inny sposób przestaje wiązać z upływem czasu, w którym składający ofertę mógł w zwykłym toku czynności otrzymać odpowiedź wysłaną bez nieuzasadnionego opóźnienia.

art. 66 Kodeks cywilny

Pamiętaj! Oferta to podstawowy sposób zawierania umów.

Czym są negocjacje?

Innym, dopuszczonym przez prawo sposobem zawierania umów są negocjacje – jest to metoda mniej sformalizowana. W toku negocjacji strony wypracowują wspólne stanowisko, składając sobie nawzajem propozycje co do kształtu umowy. Co ważne, biorący udział w negocjacjach muszą osiągnąć porozumienie we wszystkich kwestiach/zapisach umowy.

Podczas negocjacji strony wymieniają się istotnymi informacjami, formułują oceny, uzgadniają treść umowy. Ten sposób zawierania umów stosowany jest najczęściej przy umowach nietypowych, złożonych. Negocjacje powinny być prowadzone w sposób zgodny z dobrymi obyczajami, nie zaś dla innych celów (np. pozyskania informacji o drugiej firmie) – takie postępowanie jest opatrzone sankcją odszkodowawczą.

§ 2. Strona, która rozpoczęła lub prowadziła negocjacje z naruszeniem dobrych obyczajów, w szczególności bez zamiaru zawarcia umowy, jest obowiązana do naprawienia szkody, jaką druga strona poniosła przez to, że liczyła na zawarcie umowy.

art. 72 Kodeks cywilny

Czym charakteryzuje się zawieranie umowy w drodze negocjacji?

• Dobrowolność, swoboda – strony mają dużą swobodę w kształtowaniu zapisów umowy, mogą ustalać warunki zgodnie ze swoimi interesami;
• wymiana informacji – w toku negocjacji dochodzi do wymiany informacji między stronami (mają one kluczowe znaczenie dla tworzenia zapisów umowy);
• wyjaśnianie, uzasadnianie – strony wzajemnie tłumaczą swoje stanowisko, starając się przekonać do niego partnerów negocjacji;
• pełne porozumienie – umowa zostaje zawarta dopiero z chwilą dojścia do pełnego porozumienia przez strony;
• dobre obyczaje – negocjacje powinny być prowadzone w dobrej wierze, z zamiarem zawarcia umowy, nie zaś zaszkodzenia drugiej stronie;
• zorientowanie na przyszłość – strony negocjacji powinny skupić się na możliwych do osiągnięcia w przyszłości korzyściach;
• poufność – w toku negocjacji często wymieniane są informacje poufne, dlatego warto zawrzeć umowę o poufności.

Sposoby zawierania umów. Na czym polega aukcja?

Umowę można także zawrzeć w drodze aukcji, którą poprzedza ogłoszenie o aukcji. To powinno zawierać następujące informacje:

• czas i miejsce przeprowadzenia aukcji;
• przedmiot;
• warunki wzięcia udziału w aukcji.

Po opublikowaniu ogłoszenia następuje zbieranie ofert.

Ważne! Cechą charakterystyczną aukcji jest zaangażowanie w nią wielu podmiotów, czyli potencjalnych kontrahentów składających oferty.

Kryterium wyboru oferty w przypadku aukcji jest cena – obowiązuje tu zasada „kto da więcej”. Co ciekawe, oferta złożona w toku aukcji przestaje obowiązywać, gdy inny uczestnik złoży korzystniejszą propozycję. Aukcja toczy się do momentu tzw. przybicia, czyli zaakceptowania przez prowadzącego najkorzystniejszej oferty.

Wszyscy uczestnicy aukcji znajdują się w takiej samej sytuacji, przysługują im identyczne prawa. Organizator aukcji może określić, kto będzie składać oferty – może więc zaprosić do udziału wszystkich chętnych lub sprecyzować, jakie warunki powinien spełniać uczestnik.

Aukcja ma zazwyczaj charakter jawny i ustny, najczęściej służy zawieraniu prostych umów.

Jak wygląda przetarg?

Ostatni ze sposobów zawierania umów, przetarg, jest dość podobny do aukcji. Oznacza to, że cała procedura rozpoczyna się od ogłoszenia przetargu i podania najistotniejszych informacji na jego temat.

W przypadku przetargu kryteriów wyboru oferty może być kilka – mogą być one również odpowiednio ważone.

Przetarg odgrywa ważną rolę w zamówieniach publicznych, gdzie mają zastosowanie przepisy Ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych.

Oferta złożona w trakcie przetargu przestaje wiązać, gdy zostanie wybrana inna propozycja lub przetarg zamknięto, nie dokonując żadnego wyboru. Organizator przetargu musi niezwłocznie powiadomić wszystkich uczestników o wynikach lub zamknięciu bez wyłonienia konkretnej oferty. Informację taką powinien przekazać na piśmie.

Ważne! W przypadku aukcji oraz przetargu często stosuje się wadium. Składający ofertę musi wnieść określoną kwotę lub ustanowić zabezpieczenie.

Najważniejsze cechy aukcji i przetargu

Aukcja i przetarg to podobne sposoby zawierania umów. Do najważniejszych cech łączących możemy zaliczyć:

• wyłonienie najlepszej oferty – w przypadku aukcji kryterium jest cena, w przypadku przetargu kryteria mogą być różne, może być ich wiele, mogą mieć różną wagę;
• wielu uczestników – zarówno w aukcji, jak i przetargu bierze udział wielu oferentów;
• zawarcie umowy – umowę podpisuje się ze stroną, która złoży najlepszą ofertę.

A co różni oba te sposoby zawierania umów? Przede wszystkim podczas aukcji składa się oferty jawne, natomiast podczas przetargu oferty pisemne, niejawne. Różnicą są również kryteria wyboru oferty.

Kiedy i które sposoby zawierania umów będą najlepsze? Wszystko zależy od przedmiotu oferty, złożoności umowy i konkretnych przepisów prawa. Istotny jest również cel – gdy nie ma zgody na rozwiązanie, stosuje się negocjacje, a gdy zamawiający szuka konkretnego wykonawcy danego zadania, przeprowadza się przetarg. Istotne, by niezależnie od wybranego sposobu, umowę zawrzeć zgodnie z prawem i dobrymi praktykami.

Bibliografia

Ustawa z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych.

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny.

Agnieszka Wawrzaszek

Redaktor