Co to jest parafka?

Dokumenty podpisujemy najczęściej imieniem i nazwiskiem. Niekiedy dopuszcza się złożenie tzw. parafki, czyli skróconej formy podpisu, zazwyczaj w postaci inicjałów. Czy parafka jest tym samym co podpis i czy wywołuje identyczne skutki prawne? Sprawdź, które pisma możesz parafować, a kiedy niezbędne będzie złożenie podpisu czytelnego.

Podpis pozwala na identyfikację osoby składającej go, potwierdza ważność dokumentu i wynikających z niego ustaleń, jest niezbędny, aby zachować formę pisemną np. umowy. Podpisanie dokumentu jest równoznaczne z poświadczeniem jego treści jako własnej woli, co wynika z zapisów Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny.

Parafa jest natomiast mniej skomplikowanym, unikalnym znakiem, różnym od innych, powtarzalnym (dana osoba powinna zawsze posługiwać się znakiem graficznym w takiej samej postaci), bez mocy prawnej.

Czym jest parafka?

W polskim prawie nie znajdziemy jej definicji, choć należy podkreślić, że termin ten funkcjonuje w orzecznictwie. Wielki Słownik Języka Polskiego podaje:

parafka to skrócony i niewyraźny podpis składany pod pismem urzędowym.

Jest to znak graficzny, najczęściej w postaci inicjałów lub skrótu imienia i nazwiska, umożliwiający identyfikację autora.

Jakie funkcje pełni parafka?

Parafka służy wstępnej akceptacji pism przed ich ostatecznym zatwierdzeniem. Taka praktyka jest szczególnie widoczna w firmach, gdzie wiele osób musi zapoznać się z dokumentem. Parafowanie np. przez prawnika jest równoznaczne z zaakceptowaniem treści pisma.

Parafka jest też potwierdzeniem integralności dokumentu – widniejąca na każdej stronie umowy jest dowodem, że po dokonaniu tej czynności nie zostały wprowadzone żadne zmiany. Pełni więc funkcję zabezpieczającą i porządkową.

Ważne! Parafowanie daje gwarancję, że nie doszło do usunięcia czy podmienienia żadnej strony dokumentu.

Warto pamiętać, że parafka nie oznacza oświadczenia woli! Aby dokumenty mógł mieć taką moc, na ostatniej stronie składa się pełny podpis.

Jak powinna wyglądać parafka?

Wygląd parafki nie został ściśle określony. Ważne, by miała ona zawsze taką samą postać, czyli była powszechnie przez daną osobę używana (powtarzalna). Tylko wtedy pozwoli na identyfikację autora.

Drugą, równie istotną cechą parafki, ma być jej unikalność, niepowtarzalność (nie może być kopią) – taki skrót podpisu musi dawać możliwość odróżnienia go od innych.

Ważne! Parafkę składamy własnoręcznie, podobnie jak pełny podpis.

Parafka – co mówi o niej prawo?

Przede wszystkim należy pamiętać, że parafka nie jest podpisem w sensie prawnym – nie istnieją też jednoznaczne regulacje prawne dotyczące podpisu czytelnego i parafki. Według prawa parafowanie jest tylko przygotowaniem dokumentu do właściwego podpisania.

Pamiętaj! Parafowany dokument nie ma mocy prawnej. Parafa nie jest tożsama z podpisem.

Kiedy można stosować parafkę?

Parafkę najczęściej stosuje się w przypadku podpisywania umów wielostronicowych. Trzeba jednak pamiętać, że na ostatniej stronie takiego dokumentu musi znaleźć się pełny podpis czytelny. Praktykę stawiania parafki na każdej stronie umowy nazywa się parafowaniem.

Takiego rodzaju podpisu używa się również w sytuacji, gdy w jakimś dokumencie zostają wprowadzone zmiany – w miejscu modyfikacji autor musi postawić parafkę.

Czy parafka może być elektroniczna?

Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest tak samo ważne jak oświadczenie złożone na piśmie. Dokumenty można podpisywać elektronicznie, można je także w taki sposób parafować.

Podpis a parafka – jakie są różnice?

Parafka znacznie różni się od podpisu – wyglądem i funkcją.

Podpis własnoręczny jest niezbędny do wyrażenia oświadczenia woli (aby pismo miało moc prawną, należy złożyć własnoręczny podpis na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli). Najważniejsze kwestie dotyczące podpisu:

• powinien być zbudowany z liter;
• powinien być złożony w postaci własnoręcznej (równoważny takiej formie jest podpis kwalifikowany, którego używa się w cyfrowych dokumentach);
• musi zawierać przynajmniej nazwisko;
• ma stwarzać szansę na zidentyfikowanie autora.

W przypadku pisemnej formy czynności prawnej niezbędne jest złożenie własnoręcznego podpisu (lub elektronicznego). Ponadto istotne jest, aby podpis był zawsze taki sam (musi być powszechnie używany przez daną osobę). Podpis nadaje ważność każdemu dokumentowi.

Katarzyna Gaweł, ekspert w autoumowa.pl

Skoro podpis i parafa znacznie się od siebie różnią, sprawdźmy, co warto wiedzieć na temat parafki. Jest to mniej skomplikowany od podpisu zapis graficzny, który nie ma prawnej mocy i nie jest oświadczeniem woli.

Co to znaczy parafować?

Parafowanie to nic innego, jak potwierdzenie, że zapoznałeś się z dokumentem i akceptujesz jego treść. Polega na umieszczeniu parafy, czyli skróconego podpisu na każdej stronie pisma.

Ważne! W firmach (np. zasięgających opinii prawników) parafowanie może być wymagane w procesie zatwierdzania dokumentów.

Dlaczego trzeba parafować umowę?

Brak parafowania umowy nie jest błędem – prawo tego nie wymaga. Jest to jednak zalecana praktyka, ponieważ:

• informuje o zapoznaniu się z treścią pisma;
• akceptuje treść;
• ułatwia identyfikację osób, które umowę przeczytały i zatwierdziły;
• zapobiega wprowadzeniu modyfikacji do pisma.

Jak i gdzie umieścić parafkę?

Parafkę stawia się najczęściej w górnym lub dolnym rogu każdej strony. Dopuszcza się też parafowanie na marginesie.

Nie należy umieszczać parafki tuż pod tekstem umowy, ponieważ jest to miejsce przeznaczone na właściwy podpis.

Na co warto zwrócić uwagę, tworząc parafkę?

Parafa powinna być unikatowa, oryginalna. Dobrze, jeśli jest trudna do podrobienia, a jednocześnie łatwa do zapamiętania dla autora – za każdym razem musi przecież wyglądać tak samo.

Warto też zadbać o jej stronę estetyczną, wizualną – wszak Twój podpis i parafa świadczą o Tobie.

Przykłady użycia parafki

Możesz zostać poproszony o parafę na każdej stronie podpisywanej umowy np. kredytowej – ma to potwierdzić, że znasz jej zapisy i zgadzasz się z nimi. Podobnie stanie się, gdy wybierzesz się do notariusza. Poprosi Cię, abyś każdą stronę aktu parafował.

Parafkę składa się na dokumentach o mniejszym znaczeniu, np. potwierdzając odbiór przesyłki czy podpisując fakturę, a także:

• w kopiach pism;
• w dokumentach roboczych;
• pismach oczekujących na zatwierdzenie.

Co zrobić, żeby parafka dobrze wyglądała?

Praca nad idealną parafą może trochę potrwać. Warto wypróbować różne kombinacje i style, by ostateczny wzór odpowiadał Ci pod względem estetycznym. Ważne, abyś mógł parafkę postawić szybko i bez wahania – w momencie podpisywania dokumentów, musisz mieć opanowaną do perfekcji sztukę parafowania.

Kto powinien stworzyć swoją parafkę?

Nie każdy musi mieć swój skrócony podpis – warto jednak nad nim popracować. O stworzeniu parafki muszą pomyśleć osoby, które na co dzień podpisują, akceptują umowy, porozumienia itp. (prezesi, lekarze, księgowi).

Dopracowana parafka przyda się również osobom prowadzącym własną działalność gospodarczą – znacznie usprawnia i przyspiesza pracę.

Kiedy nie trzeba robić parafki?

Nie ma potrzeby parafowania stron dokumentu, którego treść została zatwierdzona z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego.

Pamiętaj! Kwalifikowany podpis elektroniczny nanosi się na cały dokument, dlatego parafa jest tu zbędna.

Generatory parafek i podpisów online – czy warto z nich korzystać?

Obecnie coraz częściej podpisujemy dokumenty elektroniczne. E-podpis i parafkę możesz stworzyć, używając specjalnych generatorów. To narzędzia ułatwiające i przyspieszające pracę – warto skorzystać z ich funkcjonalności.

Dzięki generatorom szybko wybierzesz odpowiadający Ci wzór i zaczniesz sygnować pisma oryginalną parafą i podpisem.

Bibliografia

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny.

Agnieszka Wawrzaszek

Redaktor